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RH : dématérialiser sans déshumaniser

Les principales missions de la gestion des ressources humaines sont en voie de digitalisation. Les avantages sont multiples et doivent permettre aux responsables et assistants RH de se concentrer sur l’accompagnement individuel.

La fonction « ressources humaines de l’entreprise est totalement bouleversée et même bousculée par la transformation digitale », résume Myra Braganti, spécialiste de l’innovation dans les ressources humaines, en introduction d’une formation dispensée par l’Ifocop sur ce thème. « Les outils digitaux nous font gagner en temps et en efficacité de manière à nous recentrer sur la gestion des emplois et compétences des collaborateurs ou la formation », explique en substance un autre intervenant.
Les missions des ressources humaines impactées par la révolution numérique sont en effet très nombreuses : les tâches administratives liées à la paye et à la gestion du temps de travail ; le recrutement ; l’évaluation de la performance ; la formation ; la communication interne de l’entreprise, etc. Les solutions techniques, entrées dans les mœurs au sein des grands groupes, tendent à se répandre dans le monde des PME, y compris, comme nous avons pu le constater, sur le Marché de Rungis, qui compte pas moins de 12 300 salariés au sein de ses 1 200 entreprises.

Du « e-coffre-fort » à l’intranet

Un nombre croissant d’entreprises du Marché a ainsi opté pour la dématérialisation des bulletins de paye. « Le premier service que nous avons dématérialisé avec Valérie Lansardière, la directrice générale adjointe de Desmettre, ce sont les bulletins de paie », explique Sébastien Desnoyer, responsable RH du grossiste en fruits et légumes. « En janvier 2018, nous avons créé des e-coffres pour les salariés sur lesquels je dépose les bulletins de paie et, le cas échéant, des notes d’information du groupe. Les collaborateurs peuvent y avoir accès à tout moment depuis un ordinateur ou via une application. Cela élimine les risques pertes et s’avère très utile dans les démarches administratives des salariés. » Le « e-coffre-fort », développé par l’entreprise du même nom, peut être conservé à vie par le salarié, même s’il quitte l’entreprise. Desmettre, qui compte entre 60 et 70 collaborateurs, a plus récemment encore enrichi son système d’information des ressources humaines (SIRH) en y incluant la gestion des absences et des congés payés. « Depuis le début de cette année, les feuilles d’heures sont dématérialisées ; ce sont les responsables de rayon ou les commerciaux qui remplissent le suivi d’horaire de leurs collaborateurs sur des documents digitalisés. » Les collaborateurs se connectent désormais eux-mêmes pour exprimer leurs demandes de congés payés et suivre leurs congés acquis ou utilisés. « Les managers valident ou non en fonction des plannings, tandis que le service RH et la direction ont à chaque instant une vue d’ensemble des disponibilités ». Après moins d’un an de mise en service, Sébastien Desnoyer ne voit que des avantages au nouveau dispositif. « Il y a d’abord l’aspect pratique pour le service paie. Le logiciel que nous avons retenu (NDLR : Eurecia) permet d’exporter les temps de travail, les heures supplémentaires et les congés payés, ce qui facilite et accélère grandement la procédure. » La digitalisation des données relatives à l’absentéisme constitue en outre une source précieuse pour établir des statistiques. « Cela permet de comparer les données d’une année sur l’autre et d’ainsi mieux comprendre ce qui se passe dans l’entreprise. »
La digitalisation des ressources humaines est une tendance qui concerne tout aussi bien le secteur de la viande. Ovimpex, transformateur et distributeur de viande, se prépare à étendre la dématérialisation de ses missions RH. « Nous avons commencé il y a un an en numérisant les fiches de paye via le service eDoc », témoigne Annie Pedrosa, directrice du pôle administratif, RH et QSE d’Ovimpex. « Les salariés ont été consultés et si un certain nombre a préféré conserver le papier, le service a été largement déployé, notamment auprès des jeunes. »
À partir de 2020, la dématérialisation de la gestion des temps et activités (GTA) des salariés sera opérationnelle. « Chaque salarié aura accès à son compte, via son téléphone ou son ordinateur », précise Annie Pedrosa. Le système de gestion des ressources humaines Chronos déjà en vigueur chez Arterris, la maison mère d’Ovimpex, sera développé sur le site de Rungis. « La gestion informatique des temps et activités sera couplée avec l’installation d’une badgeuse sur le site. » L’entreprise devrait étendre la digitalisation au plan de gestion des emplois et des compétences dès l’année 2021.

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La mission de recrutement n’est en revanche que partiellement digitalisée au sein des PME du Marché de Rungis, même si bon nombre font appel aux réseaux sociaux, et notamment à LinkedIn. « Les méthodes de recrutement sont très spécifiques et varient fortement d’une famille de métier à l’autre », explique Sébastien Desnoyer, de Desmettre. « On ne servira pas des mêmes canaux, par exemple, pour un poste administratif, un commercial sur le Carreau ou un préparateur de commande. » Chez Ovimpex, on s’appuie en revanche sur le site dédié de la maison mère Arterris, www.arterris-recrute.fr, qui donne accès aux offres d’emploi de l’ensemble du groupe. « Elle nous permet de disposer d’une diffusion en ligne », explique Annie Pedrosa.
L’e-learning, enfin, commence à s’imposer dans les plans de formation. « Nous avons recours pour les langues ou l’informatique, mais souvent couplé à du présentiel », précise Annie Pedrosa. À noter dans ce domaine l’initiative du transporteur Delanchy, qui vient de développer une nouvelle formation continue obligatoire (FCO) destinée aux conducteurs de véhicules de transports de marchandises. « Celle-ci va plus loin que les obligations légales de formation, afin de la rendre plus conviviale, intéressante et marquante pour les conducteurs qui la font chez nous », explique-t-on chez le transporteur. « Nous utilisons différents outils, certains numériques sur des tablettes et également un simulateur de conduite. » Le digital pourrait enfin avoir un rôle à jouer dans le développement de la communication interne des entreprises. « Nous allons mettre un outil en place en janvier prochain, annonce Annie Pedrosa. Nous y déposerons divers éléments d’information, comme le règlement intérieur ou la lettre d’information de la mutuelle. » En voie de généralisation dans la relation entre l’employeur et le salarié, le digital ne doit cependant pas occulter l’aspect « humain » des RH. « Au contraire, cela doit permettre de nous concentrer sur la proximité avec le terrain, estime Sébastien Desnoyer. C’est particulièrement vrai sur le Marché de Rungis, où il est important de connaître les différents postes et leur fonctionnement dans leur complexité. Cette connaissance est indispensable dans la relation avec les salariés, mais aussi dans les procédures de recrutement. »

Bruno Carlhian

Travail temporaire : des procédures de plus en plus digitalisées

Le digital a révolutionné les procédures de gestion administrative du travail temporaire. Une entreprise de la French Tech, Pixid, créée en 2004, a largement contribué à cette évolution en devenant la plate-forme leader dans son domaine en France. L’entreprise fournit aux entreprises ayant recours à l’intérim des services de gestion par Internet de l’ensemble du processus, de l’expressiondu besoin jusqu’à la facturation en mode totalement dématérialisé : signature électronique des contrats de mise à disposition, réception des confirmations de commandes, gestion des candidatures, relevés d’activité, préfacturation, facturation, dématérialisation fiscale des factures et reporting. « Nos différentes solutions couvrent l’ensemble des relations entre les entreprises et les agences, dans les deux sens et de façon entièrement dématérialisée », précise François Hux, directeur commercial de Pixid.

RH : dématérialiser sans déshumaniser 1250 000 missions passent quotidiennement par la plate-forme de l’entreprise, qui gère les informations de près de 2 millions d’intérimaires en France pour plus de 8 000 agences et 140 000 entreprises utilisatrices. « Nous avons ainsi permis la dématérialisation de plus de 100 millions de documents en quinze ans », précise François Hux. Les services ont été étendus récemment au sourcing et à la gestion des contrats courts. Portail Salarié et Sourcing est une plate-forme (web et appli) permettant de mieux recruter et gérer les salariés en contrats flexibles (CDD, free-lance, etc.) », indique François Hux. L’offre comprend le sourcing de candidats sur vivier interne (candidats potentiels déjà identifiés) et externe (diffusion via des jobboards), la génération automatique des contrats, la signature électronique et l’envoi des bulletins de salaire dématérialisés. Un outil de pilotage de l’activité (KPI) et une aide au respect de la réglementation sont également intégrés à l’offre. Les bénéfices de la digitalisation des contrats courts pour les entreprises sont nombreux : économies (estimées à 2 % par an sur l’ensemble de la fonction intérim), sourcing plus efficace, pilotage des besoins de personnel en fonction de l’activité, maîtrise des risques juridiques, amélioration de la marque employeur, etc. Présent dans tous les secteurs de l’économie, Pixid est bien connu des entreprises de transport de logistique, gros utilisateurs du travail temporaire. 120 000 missions d’intérim sont réalisées chaque jour dans le secteur, sur un total de 700 000.

Un accès digitalisé à des services de santé

Offrir à ses salariés un accès privilégié à des services de santé, c’est l’idée que la jeune entreprise française Concilio propose aux entreprises. Ancien médecin urgentiste, Florian Reynaud, son cofondateur, a eu l’occasion de se rendre compte de la difficulté rencontrée par les patients à obtenir une information fiable ou à accéder rapidement aux médecins appropriés. Le service en ligne Concilio fonctionne comme une conciergerie médicale donnant accès à un accompagnement de santé complet : téléconsultations, recherche de médecins, bilans de santé, etc. « La prise en compte de la santé constitue un élément de plus en plus important dans l’expérience des collaborateurs, explique Florian Reinaud. Elle a aussi un impact très positif sur la marque de l’entreprise. C’est ainsi, par exemple, que les crèches d’entreprise se sont peu à peu imposées. Il n’y a pas de raison qu’un service, qui concerne 100 % des collaborateurs, ne prenne pas sa place dans la politique RSE de l’entreprise ». La formule d’abonnement proposée par Concilio(de quelques euros à quelques dizaines d’euros) a d’ores et déjà séduit plusieurs grandes entreprises. « Les taux d’inscription sont élevés, de 60 % à 100 %, ce qui est le signe d’une attente », se réjouit Florian Reynaud.

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INTERVIEW

Cécile Moussetest la directrice d’« IFOCOP Expériences », le département e-learning de l’IFOCOP, spécialiste de la formation tertiaire en alternance pour adultes, dont le siège est à Rungis. Pour Rungis Actualités, elle fait le bilan de la première formation proposée 100 % en ligne et présente les projets digitaux de l’organisme de formation co-fondateur, aux côtés de la Semmaris et de Rungis Académie, le pôle de formation des métiers de bouche du Marché de Rungis.

« Le développement du digital dans la formation est une tendance de fond »
Quelle offre de formation l’IFOCOP propose-t-il en matière d’e-learning ?
Le département e-learning a été créé il y a deux ans, en lien avec l’évolution des pratiques, mais aussi avec la réforme de la formation professionnelle, qui accorde plus de liberté aux salariés dans le choix de leur parcours et, notamment, la possibilité de suivre sa formation hors temps de travail. Une première formation diplômante de « community manager » est proposée depuis 2018 dans notre catalogue. Nous avons choisi de tester cet apprentissage dans une filière où les apprenants disposent d’une certaine agilité sur le Web et les réseaux sociaux. En matière de contenus, nous avons entrepris un gros travail d’ingénierie pédagogique, en partant d’un titre certifié en apprentissage « présentiel ». Les deux formes d’enseignement sont en effet très différentes.

Quelles sont les particularités de la formation digitale ?
Le programme, calibré sur sept heures de travail par semaine pendant trente semaines (soit deux cent dix heures au total), est organisé autour de missions professionnelles correspondant à la pratique réelle d’un métier. La plate-forme utilise des technologies éprouvées de l’e-learning (classe virtuelle, podcast, tutoriel, vidéo, diaporama enrichi, quiz, wiki, social learning, etc.), chaque session s’effectuant à distance avec d’autres apprenants. La dynamique de groupe est en effet très importante dans la formation digitale. Les groupes, de taille resserrée (25 personnes maximum), se retrouvent dans des activités partagées, des classes virtuelles et un forum d’échange (social learning). L’ensemble est dans le même temps rigoureusement encadré. Un responsable de formation coordonne l’ensemble des activités du groupe, encadre les stagiaires, dont il connaît les situations particulières, et un tuteur expert, d’autre part, anime les classes virtuelles, corrige les travaux et accompagne le stagiaire dans son apprentissage métier. L’évaluation s’effectue en ligne et permet d’obtenir un diplôme reconnu par l’État (titre RNCP).

Quel bilan tirez-vous de cette première expérience ?
Lors de la première année, nous avons accueilli 90 stagiaires, d’une moyenne d’âge de 38 ans, dans cinq groupes de formation. Les profils étaient assez variés, avec néanmoins beaucoup de salariés des métiers de la communication, du marketing et du commercial ayant des projets de reconversion ou souhaitant se mettre à leur compte. Notre grande satisfaction, c’est que la proportion d’apprenants qui sont allés au bout du parcours s’est élevée à 95 %. C’est un taux exceptionnel et bien sûr très satisfaisant.

Quels sont vos projets ?
Fort de cette première expérience, nous avons conçu une deuxième formation en ligne d’assistant ressources humaines 2.0, dont la première session démarre le 5 mars prochain. Nous réfléchissons également au moyen d’intégrer un certain nombre d’outils testés avec succès dans nos formations « présentielles ». L’objectif est de proposer des ressources qui permettent d’individualiser les apprentissages et de valoriser notre accompagnement. Nous avons entrepris depuis mars 2019 une première expérimentation de formation mixte avec le centre de Lille digital. Cela a été bien accueilli puisque 88 % des stagiaires ont apprécié cette modalité. Le développement de l’e-learning au sein de l’enseignement professionnel est une tendance de fond. Les générations qui arrivent sont imprégnées de culture numérique et ont naturellement le réflexe de s’informer par eux-mêmes et d’échanger sur le contenu de l’enseignement.